Hippo-Actu : Les conditions du management à distance

Hippo-Actu : Les conditions du management à distance

 

1.1. Le travail à distance

 

Le management à distance peut revêtir 4 formes différentes selon qu’il est ponctuel ou permanent, à dominante individuelle ou collective.

Le management à distance des élus, impulsé par le contexte spécifique de la pandémie, a vocation à rester ponctuel et s’oriente davantage vers une dominante collective. Cependant sa réalisation concrète pourra inciter l’employeur à déjouer les surcharges d’agenda par la proposition de réunions à distance. De même, les CSE multi-sites pourraient être incités à réaliser certaines de leurs réunions à distance, afin de limiter les heures de trajet des représentants du personnel, notamment si l’ordre du jour s’y prête.

Les réunions de négociation des accords d’entreprise avec les délégations des organisations syndicales peuvent s’inspirer des modes de fonctionnement des équipes projet.

 

2.Les droits et obligations des parties prenantes au management à distance

 

La direction valide les processus et les moyens disponibles pour tous les salariés concernés par le travail à distance.

I.1 La direction équipe et forme ses salariés

• Identifier les outils numériques nécessaires au travail à distance : gestion documentaire dématérialisée et partagée, réunions en ligne, outils de dialogue interne
• Limiter le nombre d’applications numériques
• Partager les règles d’usage des outils numériques : messagerie, téléphone, tchat
• Identifier les équipements pouvant être déplacés au domicile
• Évaluer les investissements nécessaires au travail à distance : ordinateurs portables, double écran, fauteuil
• Communiquer sur la sécurité des données, la prévention des risques du travail à distance, le droit à la déconnexion
• Favoriser la maîtrise des compétences numériques : formation, tutorat, tutoriels
• Cadrer les pratiques de travail à distance, tout en laissant de la souplesse pour pouvoir procéder à des améliorations en fonction des retours d’expérience.
• Consulter les représentants du personnel
• Organiser un suivi régulier du télétravail avec les représentants du personnel : retour d’expérience, questionnaire, plan d’action
• Utiliser tous les intermédiaires (manager, CSE, DS) pour faire remonter les difficultés et proposer des améliorations

 

I.2 Une attention spécifique portée aux managers

La direction doit s’assurer que le manager à les ressources et les compétences pour mener à bien la relation à distance des équipes.

• Clarifier au manager ses objectifs prioritaires en tant que manager à distance
• Faciliter l’expression des managers sur leurs difficultés et les pistes de solution identifiées par eux et leurs équipes
• Soutenir le partage de pratiques entre pairs lors de temps dédiés : entre managers, entre experts
• Développer le management par la confiance plutôt que par le contrôle : partage des objectifs attendus par la direction, temps d’échange réguliers sur l’avancée des projets avec la hiérarchie
• Proposer des formations de management à distance, l’animation d’équipes, l’utilisation d’outils numériques collaboratifs, la prévention des tensions

 

II.1 Le manager soutenu par sa direction organise le travail

• Communiquer aux salariés les dispositions qui encadrent le travail à distance,
• Identifier avec ses équipes les activités « télétravaillables »
• Identifier les nouvelles activités liées au management à distance
• Rester attentif aux conditions de travail (sécurité, QVT, charge de travail, adaptation RQTH, etc.)
• Faire des points réguliers sur les difficultés rencontrées et ajuster le télétravail en conséquence
• Se rapprocher des personnes en charge de la prévention des risques, le service RH, le service informatique, les représentants du personnel pour partager les difficultés et trouver des solutions

 

II.2 Les managers intermédiaires/de proximité adaptent les directives générales à l’équipe

• Préciser l’organisation du travail à distance en déclinant des objectifs d’efficacité et de conditions de travail
• Identifier les priorités opérationnelles et les marges de manœuvre conformes aux orientations stratégiques de l’entreprise pour faciliter le management à distance (ex : moins de reporting et plus de soutien d’équipe)
• Prioriser les activités en fonction des moyens
• Détecter les moyens de prévention des risques : contrôle du temps de travail, respect de la vie privée, droit à la déconnexion
• Autonomiser les salariés dans la détection de leurs difficultés : isolement, tension, inégalité, difficultés personnelles
• Communiquer sur les personnes utiles en interne et en externe
• Développer le management par la confiance plutôt que par le contrôle : partage des objectifs attendus, temps d’échange réguliers sur l’avancée des projets avec les membres de l’équipe
• Maintenir le lien avec les salariés par le biais d’informations régulières

 

III.1 un accompagnement managérial individualisé

• Prendre en compte les contraintes et ressources de chacun
• Repérer les activités télétravail sur tout ou partie de la semaine et les conditions pour les mener à bien
• Vérifier que les outils numériques sont accessibles et maîtrisés
• Vérifier que le cadre du télétravail est connu et compris
• Faire des points individuels réguliers sur : les objectifs, la charge de travail, les contraintes, les ressources, les situations particulières et trouver les solutions avec les ressources internes
• Veiller au partage équitable de la parole dans les réunions
• Rester attentif aux signaux de fatigue, d’isolement, de tensions, de manque de maîtrise des outils
• Prendre le temps de reconnaître le travail de chacun

 

III.2 Favoriser le travail collaboratif

• Favoriser le travail collaboratif à distance
• Développer les compétences de l’équipe sur les TIC et outils collaboratifs
• Expérimenter de nouveaux outils à distances : calendriers partagés, Tchat et communiquer sur le bon usage déterminer par l’entreprise
• Proposer du travail en binôme et des temps de partage de pratique
• Prévoir du temps de partage informel dans la charge de travail

 

 

3. L’encadrement prévu par les partenaires sociaux encourage dans l’accord interprofessionnel de novembre 2020 :

• La dynamique de négociation de branches et d’entreprises
• Modalités de mise en œuvre
• Manière de négocier le sujet
• Définition du champ des postes télétravaillables
• Double volontariat
• Motivation du refus du télétravail par l’employeur
• Prise en charge des frais professionnels
• Equipement et usage des outils numériques
• Période d’adaptation du salarié en télétravail
• Adaptation des pratiques managériales
• Formation des managers
• Maintien du lien social
• Prévention de l’isolement
• Le télétravail pour accompagner le travailleur dans son rôle d’aidant familial
• Accompagnement de la mise en place du télétravail en temps de crise
• Modalité des mesures pour la continuité de l’activité
• Des voies de dialogue social et d’information des salariés
• Organisation matérielle et équipements de travail

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Pour aller plus loin

 

Extrait du communiqué de presse du gouvernement concernant l’accord interprofessionnel sur le télétravail de novembre 2020.

https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/presse/communiques-de-presse/article/teletravail-la-ministre-salue-l-accord-entre-partenaires-sociaux

«Ce texte permettra d’encourager la dynamique de négociations de branches et d’entreprises en matière de télétravail, en donnant un cadre clair sur les modalités de sa mise en oeuvre et sur la manière de négocier sur ce sujet en entreprise et dans les branches professionnelles. Il précise ainsi certaines règles relatives à la définition du champ des postes télétravaillables, au double volontariat, à la motivation du refus du télétravail par l’employeur, à la prise en charge des frais professionnels, à l’équipement et l’usage des outils numériques ou encore à la période d’adaptation du salarié en télétravail.

Il prend également en compte de nouvelles problématiques : l’adaptation des pratiques managériales au télétravail, la formation des managers, la nécessité du maintien du lien social et la prévention de l’isolement, la possibilité de mobiliser le télétravail pour accompagner le travailleur dans son rôle d’aidant familial.

Ce document prévoit enfin un ensemble de dispositions visant à accompagner la mise en place du télétravail en temps de crise. Il traite ainsi des modalités d’anticipation des mesures pour la continuité de l’activité, des voies de dialogue social et d’information des salariés, ainsi que de l’organisation matérielle et des équipements de travail. »

 

https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/article_jo/JORFARTI000032984268?r=g7jbtZmDzq#:~:text=%C2%AB%207%C2%B0%20Les%20modalit%C3%A9s%20du,la%20vie%20personnelle%20et%20familiale.

Article 55

I. - L'article L. 2242-8 du code du travail est ainsi modifié :

1° Le 6° est complété par les mots : « , notamment au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise ; »

2° Il est ajouté un 7° ainsi rédigé :

« 7° Les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l'entreprise de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. A défaut d'accord, l'employeur élabore une charte, après avis du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel. Cette charte définit ces modalités de l'exercice du droit à la déconnexion et prévoit en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d'encadrement et de direction, d'actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques.

II. - Le I du présent article entre en vigueur le 1er janvier 2017.

 

 

Article L1222-9 Modifié par LOI n°2018-771 du 5 septembre 2018 - art. 68 (VD)

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000037388731/

« I.-Sans préjudice de l'application, s'il y a lieu, des dispositions du présent code protégeant les travailleurs à domicile, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur au sens de la présente section tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini au premier alinéa du présent I. Le télétravail est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe.

En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen. Lorsque la demande de recours au télétravail est formulée par un travailleur handicapé mentionné à l'article L. 5212-13 du présent code ou un proche aidant mentionné à l'article L. 113-1-3 du code de l'action sociale et des familles, l'employeur motive, le cas échéant, sa décision de refus.

II.-L'accord collectif applicable ou, à défaut, la charte élaborée par l'employeur précise :

1° Les conditions de passage en télétravail, en particulier en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, et les conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail ;

2° Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail ;

3° Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;

4° La détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail ;

5° Les modalités d'accès des travailleurs handicapés à une organisation en télétravail, en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6.

III.-Le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise. L'employeur qui refuse d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible à un mode d'organisation en télétravail dans les conditions prévues par accord collectif ou, à défaut, par la charte, motive sa réponse.

Le refus d'accepter un poste de télétravailleur n'est pas un motif de rupture du contrat de travail. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.»

 

Vous pouvez approfondir le sujet à l’aide des fiches proposées par l’ANACT.

https://www.anact.fr/covid-19-3-fiches-conseil-pour-teletravailler-dans-de-bonnes-conditions

 

 

 

 

Le management du travail en distanciel et le rôle des élus dans la mise en place du télétravail peuvent être traités lors d’une formation Hippocampus sur-mesure « Le management à distance» ou « le rôle des élus dans la mise en place du télétravail ».